El sistema de calidad 5 “S” es una filosofía de trabajo vinculada con una filosofía de la vida. Las 5 “S” se refieren a unas palabras japonesas que resumen un enfoque de orden y limpieza.
Su origen proviene de prácticas gerenciales japonesas, las cuales reflejan aspectos de este país. Tanto en las familias como en las escuelas, la cultura de Japón hace un culto a la pulcritud, al orden y la limpieza en el trabajo. El espíritu del programa de las 5 “S” está descrito en las siguientes máximas:
Respetar a los seres humanos / Nuestra voluntad es poderosa / La confianza en nosotros mismos / El respeto a sí mismo / Buscar la forma en hacer mejor las cosas / Fijarse metas más altas / Pensar en formas de hacer las cosas / Buscar soluciones simples / Hacer las cosas bien / Empezar por las cosas pequeñas / Implementarlo como modo de vida / Dar un primer paso / Establecer metas intermedias / El proceso y los esfuerzos son muy valiosos / Saber por dónde empezar / Los problemas son la llave de un tesoro oculto / No ignorar los problemas / Usar el sentido común.
En esta cultura se resalta sobre todo el orden y la pulcritud en el trabajo. La meta de mejorar cada día se sigue a través de tres reglas:
1. Mantener el orden y la limpieza
2. Eliminar desperdicios
3. Estandarización
La función principal de esta filosofía es elevar la calidad de vida. El programa de las 5 “S” toma su nombre de cinco palabras japonesas, las cuales veremos a continuación:
1. Seiri
Significa que debemos diferenciar entre los elementos necesarios y los innecesarios, y descartar estos últimos. Es necesario deshacernos de los elementos que no son útiles ya que conllevan gastos innecesarios, por ejemplo, el espacio. La mejor manera de hacer esto es clasificar los elementos y agruparlos según su utilidad y su tiempo de uso. Para hacer esto nos topamos con dos grandes obstáculos:
a) El apego a las cosas
b) El temor de perderlas
El secreto de una buena organización es deshacerse de lo innecesario. Otra de las razones por las cuales nos resistimos a desechar lo innecesario es que le asociamos un valor sentimental. Una de las técnicas para comprobar su utilidad es marcar los objetos con etiquetas. Una etiqueta roja indica que son objetos que vamos a desechar. Al deshacernos de ellas, quedará un mayor espacio libre y aumentará nuestra flexibilidad en las actividades.
Imagina esta actividad aplicada a tu guardarropa: seguramente te darías cuenta que posees una gran cantidad de prendas que no utilizas y que ocupan un lugar vital en nuestro espacio.
2. Seiton
Significa poner las cosas en orden, es decir, disponer de forma ordenada todos los elementos que quedan después del Seiri. Disponerlos de la manera correcta para minimizar el tiempo de búsqueda y optimizar el esfuerzo. Organizar lo necesario y localizarlo en forma rápida. Tomamos en cuenta tres cosas:
a) Qué artículo
b) Dónde se ubicará
c) Cuánto podemos almacenar
Cada cosa que organicemos debe tener su espacio y ubicación señalados. Algunos puntos a considerar:
a) Ordenar en estanterías
b) Determinar lugares por tiempo de utilización
c) Codificar los lugares con símbolos o nombres
Estos criterios nos ayudan a que los objetos sean fáciles de guardar y encontrar.
3. Seiso
Es sinónimo de limpieza permanente del entorno de trabajo. El Seiso contribuye a mejorar el mantenimiento preventivo de las instalaciones. En las fabricas japonesas es habitual ver a todos realizando tareas de limpieza, incluso a los presidentes y directores. Mediante la limpieza se logra:
a) Un ambiente agradable
b) instalaciones bien mantenidas
c) reducción de contaminación
En muchas empresas japonesas, se dedica un día entero al año la eliminación de objetos innecesarios y limpieza.
4. Seiketsu
Es extender hacia nosotros mismos el concepto de pulcritud y practicar continuamente los tres pasos anteriores. Mantener un aspecto adecuado durante el trabajo, ser limpio, pulcro y presentable. No sólo parecer limpios y ordenados, sino serlo realmente. Evaluar los 3 “sin”:
a) sin objetos innecesarios
b) sin desorganización
c) sin suciedad
5. Shitsuke
Construir la autodisciplina y formar el hábito de comprometerse en las 5 S, mediante el establecimiento de estándares. La autodisciplina consiste en respetar las reglas del juego, nuestros acuerdos y compromisos, a partir del autoconvencimiento.
La clave está en la repetición de las tareas hasta que las ejecutemos de manera inconsciente. Algunos aspectos que caracterizan a las personas disciplinadas son:
a) Puntualidad y Asistencia
b) Limpian cotidianamente
c) Cumplen lo que prometen
d) Utilizan uniforme y equipo de seguridad
e) Realizan actividades conforme a los estándares
f) Ejecutan las auditorias de las 5 S
Se debe realizar un seguimiento de las actividades implementadas en este plan, para ello es muy conveniente realizar una documentación de los avances. La documentación puede contener:
– Fotografías
– Filmación
– Inventario
– Estadísticas
– Diagramas
Por último es importante mencionar que es igual de importante el proceso como el resultado. Las 5 S deben de convertirse en nuestro estilo de vida, y se debe planificar, organizar y ejecutar con mucho cuidado el proyecto.
La serie completa de Gestión de Calidad:
Lista de Referencias:
Hugo Máximo Cura. Las 5 S, una filosofía de trabajo.
Actualidad y Estudio 